Одним из главных принципов уникальной «системы Физтеха», заложенной в основу образования в МФТИ, является тщательный отбор одаренных и склонных к творческой работе представителей молодежи. Абитуриентами Физтеха становятся самые талантливые и высокообразованные выпускники школ всей России и десятков стран мира.

Студенческая жизнь в МФТИ насыщенна и разнообразна. Студенты активно совмещают учебную деятельность с занятиями спортом, участием в культурно-массовых мероприятиях, а также их организации. Администрация института всячески поддерживает инициативу и заботится о благополучии студентов. Так, ведется непрерывная работа по расширению студенческого городка и улучшению быта студентов.

Адрес e-mail:

Документооборот

Система электронного документооборота (СЭД) организована при помощи двух основных видов данных: документов и задач, а также посредством механизма процессов, который обеспечивает их связь.

 

Документы

 

Документы хранятся в СЭД в виде обычной базы карточек с номерами и реквизитами. Документ может состоять из собственно карточки (например, служебная записка) или иметь прикрепленные файлы: сканированные копии бумажных документов или любые другие файлы (обычно – файлы MS Office).

 

По сравнению с бумажными документами или файлами, пересылаемыми по электронной почте, у электронного документа СЭД есть ряд преимуществ:

·         Документ создается и помещается в систему один раз, у него есть уникальный номер, его легко найти и он всегда лежит в одном и том же месте.

·         Если в ходе согласования или рассмотрения документ меняется, система будет хранить все его версии. Система всегда предоставляет доступ к самой последней версии. Исключаются ситуации, когда согласованы разные варианты документа или на рассмотрение попала промежуточная версия.

·         Доступ к документу управляется системой. Участники согласования и все остальные сотрудники, которые получают от системы задачи по документу, получат доступ к нему автоматически. Кроме того, автор сам может выбрать сотрудников, которым будет доступен документ.

·         Информация о документах и их содержание защищена от случайной утечки и попадания не в те руки.

 

Для успешной работы в СЭД необходимо освоить работу со списком документов и научиться правильно заполнять карточки документов.

 

 

Задачи

 

Задачи содержат описание того, что пользователь должен сделать с документом или в связи с документом. Задача фиксирует исполнителя, срок выполнения и состояние выполнения задачи. Например, если документ отправили на согласование, то участник согласования получит задачу «Согласовать документ» с указанием документа и срока согласования.

Все свои задачи пользователь видит в списке задач. После выполнения задачи оттуда исчезают. Способ выполнения задачи зависит от ее вида. Например, задача «Согласовать документ» подразумевает три варианта выполнения – «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано». Задача «Рассмотреть документ» завершается только одним вариантом – «Рассмотрено», а задача «Исполнить по документу» - вариантом «Исполнено». Чтобы отметить в системе выполнение задачи пользователь просто нажимает соответствующую кнопку.

Задачи формируются автоматически, при помощи процессов. Например, запуск согласования с пятью участниками автоматически сформирует пять задач согласовать документ для каждого участника согласования, а затем – еще одну задачу по ознакомлению с итогами согласования для автора документа.

 

По сравнению с задачами, направленными по электронной почте или устно, СЭД имеет следующие преимущества:

·         Задачи формируются автоматически при помощи процессов.

·         Выполнение задачи формализовано, она может быть либо выполнена или нет, отсутствуют задачи с непонятным статусом.

·         Фиксируются дата и время начала и завершения выполнения задач. Контролируется срок выполнения. Исполнитель автоматически предупреждается о приближении срока выполнения или о просрочке.

·         Инициатор задачи имеет возможность контролировать выполнение своих задач и автоматически получает по ним обратную связь.

·         Руководители видят задачи своих подчиненных и имеют возможность контролировать их выполнение и передавать задачи от одного своего сотрудника другому.

·         Руководство может осуществлять контроль исполнительской дисциплины и видеть «узкие места» в работе с документами.

 

Для успешной работы в СЭД необходимо освоить работу со списком задач и научиться отмечать выполнение задач по согласованию, рассмотрению, исполнению и другим процессам.

 

Процессы

 

Чтобы согласовать, рассмотреть или передать на исполнение электронный документ, нужно запустить соответствующий процесс. Запуск процесса выполняется в карточке документа, и выглядит как простое заполнение диалога, в котором указывается срок выполнения, участник(и) процесса и комментарий. Например, для запуска согласования в диалоге процесса нужно просто заполнить список участников согласования, а для запуска рассмотрения – указать руководителя, которому направляется документ.

 

Процессы СЭД повторяют в электронном варианте обычные действия по работе с бумажными документами:

 

·         Согласование. Процесс предназначен для коллективного согласования документа. Процесс формирует задачу «Согласовать документ» для каждого участника согласования, указанного при запуске процесса. После того, как все участники согласования отметят в задачах свои решения, автор получит задачу «Ознакомиться с результатами согласования».

·         Рассмотрение. Процесс организует рассмотрение руководителем документа и фиксирует принятое им решение. Процесс формирует задачу «Рассмотреть документ» для руководителя. После того, как руководитель внес в систему свою резолюцию, автор получит задачу «Ознакомиться с результатами рассмотрения».

·         Исполнение. Процесс обеспечивает постановку задачи исполнителям и фиксирует выполнение задачи. Процесс формирует задачу «Исполнить» для каждого исполнителя, указанного при запуске процесса. Процесс будет выполнен после того, как все исполнители отметят в своих задачах, что они выполнены. Далее, система направит автору документа задачу «Проверить исполнение».

·         Ознакомление. Процесс формально доводит до сведения сотрудников документ. Все, кто указан при запуске процесса получают задачу «Ознакомиться с документом», при этом им автоматически предоставляется доступ к документу.

 

По сравнению с процедурами работы с бумажными документами и перепиской по электронной почте процессы предоставляют ряд преимуществ:

·         Не нужно лично встречаться с участниками согласования или с руководителем для рассмотрения каждого документа.

·         Такие процессы, как согласование, в СЭД могут идти параллельно там, где это возможно. Это существенно сокращает время согласования.

·         Не нужно создавать каждую задачу отдельно для каждого участника. Процесс сам сформирует все необходимые задачи и обеспечит обратную связь.

 

Для успешной работы в СЭД необходимо научиться запускать процессы согласования, рассмотрения, исполнения, ознакомления и другие.

 

 

 

Если вы заметили в тексте ошибку, выделите её и нажмите Ctrl+Enter.

© 2001-2016 Московский физико-технический институт
(государственный университет)

Техподдержка сайта

МФТИ в социальных сетях

soc-vk soc-fb soc-tw soc-li soc-li
Яндекс.Метрика