Одним из главных принципов уникальной «системы Физтеха», заложенной в основу образования в МФТИ, является тщательный отбор одаренных и склонных к творческой работе представителей молодежи. Абитуриентами Физтеха становятся самые талантливые и высокообразованные выпускники школ всей России и десятков стран мира.

Студенческая жизнь в МФТИ насыщенна и разнообразна. Студенты активно совмещают учебную деятельность с занятиями спортом, участием в культурно-массовых мероприятиях, а также их организации. Администрация института всячески поддерживает инициативу и заботится о благополучии студентов. Так, ведется непрерывная работа по расширению студенческого городка и улучшению быта студентов.

Адрес e-mail:

Корпоративный портал МФТИ

В системе электронного документооборота (СЭД) выполняются все обычные действия сотрудников при работе с документами: подготовка документа, согласование, визирование, подпись у руководителя и передача на исполнение. Разница по сравнению с бумажным вариантом заключается только в том, что все эти операции переведены в электронный вид и автоматизированы.

 

Ниже представлено сравнение одиних и тех же действий сотрудника – автора документа с бумажными документами и в СЭД.

 

Создание документа

Бумажный документооборот

 

Электронный документооборот

Сотрудник готовит файл с документом и печатает его на принтере

Сотрудник готовит файл с документом, создает в СЭД новую карточку документа и прикрепляет к ней файл.

 

Согласование документа

Бумажный документооборот

 

Электронный документооборот

Сотрудник встречается со всеми участниками согласования, и каждому по очереди на время передает документ. Для согласования каждый участник согласования ставит на документе визирующую подпись. Если документ не может быть согласован на месте, сотрудник на время оставляет его у участника согласования, а после визирования забирает обратно.

Сотрудник запускает процесс «Согласование». При запуске выбирает участников согласования. Все они одновременно получают через СЭД задачу «Согласовать документ». Им предоставляется доступ к чтению документа. Для согласования каждый участник согласования нажимает в задаче кнопку «Согласовано».

 

Рассмотрение документа

Бумажный документооборот

 

Электронный документооборот

Сотрудник передает согласованный документ на рассмотрение руководителю. Для этого он оставляет оригинал документа у помощника руководителя или приходит на прием. Руководитель знакомиться с документом и визирующими подписями. Принятое по документу решение записывается от руки в виде резолюции с датой и подписью.

Сотрудник узнает, рассмотрен его документ или нет по телефону, электронной почте или лично. После рассмотрения сотрудник забирает документ с резолюцией у руководителя (или помощника).

Сотрудник запускает процесс «Рассмотрение». Руководитель (или его помощник) получают через СЭД задачу «Рассмотреть документ». Руководитель знакомиться с документом и листом согласования в системе (или помощник распечатывает их и передает руководителю). Принятое по документу решение вносится в СЭД, и руководитель (помощник) нажимают в задаче кнопку «Рассмотрено». Автор документа получает через СЭД задачу «Ознакомиться с результатом согласования» и знакомиться с резолюцией по документу.

 

Исполнение решения по документу

Бумажный документооборот

 

Электронный документооборот

Сотрудник передает документ с резолюцией руководителя в соответствующее подразделение для исполнения решения. Оригинал документа остается у исполнителей.

Сотрудник запускает процесс «Исполнение». При запуске указывает в качестве исполнителя начальника подразделения, в соответствии с резолюцией руководителя. Начальник подразделения-исполнителя получает через СЭД задачу «Исполнение по документу». Ему предоставляется доступ к чтению документа. Он знакомиться с документом и резолюцией руководителя.

 

Контроль исполнения по документу

Бумажный документооборот

 

Электронный документооборот

Сотрудник связывается с подразделением-исполнителем по телефону, электронной почте или лично и получает обратную связь по вопросам:

- начато ли исполнение?

- будет ли выдержан срок?

- выполнено ли решение по документу?

После получение информации о выполнении решения проверяет результат.

При помощи системы сотрудник получает информацию, начато ли исполнение по документу и осуществляет контроль срока исполнения. После завершения исполнения начальник подразделения-исполнителя нажимает в задаче кнопку «Исполнено». Сотрудник получает через СЭД задачу «Проверить исполнение», и проверяет результат.

 

Основные принципы работы системы с точки зрения пользователя описаны в разделе «Что нужно знать для работы в СЭД».

Если вы заметили в тексте ошибку, выделите её и нажмите Ctrl+Enter.

© 2001-2016 Московский физико-технический институт
(государственный университет)

Техподдержка сайта

МФТИ в социальных сетях

soc-vk soc-fb soc-tw soc-li soc-li
Яндекс.Метрика